Cómo sabrás desde el 1 de Enero de 2019 es obligatoria la facturación electrónica en Colombia para todas las Pymes que estén obligadas a pagar IVA e impuestos al consumo.
Al menos eso nos dice la DIAN en su página:
El parágrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016, establece que los obligados a declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero del año 2019.
Este proceso ha resultado un poco confuso o complicado para muchas Pymes por diferentes aspectos: No saben por dónde iniciar, qué proveedor o sistema usar para facturar de forma electrónica, entre otras cosas.
En este artículo abordaremos de forma fácil y sencilla TODOS los pasos para facturar de forma electrónica en Colombia y cumplir con esta nueva exigencia de la DIAN.
- Solicitar autorización a la DIAN.
- Solicitudes necesarias para la facturación electrónica.
- Procesos en la plataforma MUISCA de la DIAN.
- Software recomendado para facturación electrónica en Colombia.
- Software GRATIS de la DIAN para facturación electrónica en Colombia.
Voy a tratar de abordar los temas de la forma más práctica y sencilla posible. Si te sientes perdido en algún paso, tienes dudas o incluso si estás en este proceso y quieres agregar algo… ¡No dudes en dejarlo en los comentarios! 😉
¿Qué es la facturación electrónica?
Personalmente diría que es la forma más fácil, práctica y segura de facturar. Sin embargo, en palabras más técnicas, la DIAN define la facturación electrónica cómo:
Una factura que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.
Facturación electrónica obligatoria en Colombia.
Según la información descrita en la página de la DIAN, a partir del 1 de Enero de 2019 la facturación electrónica es obligatoria. Claramente es un proceso que puede resultar un poco extenso o complicado para algunas Pymes, es por esto que se disponen de los primeros 3 meses del año para adoptar este nuevo estándar de facturación.
¿Por qué la DIAN se inventó esto?, ¿Nos quiere hacer la vida más complicada?. En realidad NO, yo diría que es todo lo contrario. La facturación electrónica brinda muchas ventajas, entre ellas:
- Optimización de los procesos.
- Ahorro de recursos.
- Es amigable con el medio ambiente.
- Disminuye los costos.
- Hace la facturación mucho más segura.
Cuál es el proceso para iniciar a facturar de forma electrónica en Colombia.
El proceso para iniciar a facturar de forma electrónica, realmente no es complicado. Para mi, realmente es algo metódico.
El requisito primordial para iniciar este proceso es ser aprobado como facturar electrónico, o mejor dicho ser habilitado para empezar a usar este nuevo estándar de facturación.
Si usted es voluntario, una vez surtido el procedimiento mencionado, la DIAN expedirá una Resolución habilitándolo como facturador electrónico y señalando la fecha a partir de la cual deberá iniciar su facturación electrónica.
Por otro lado, si usted ha sido seleccionado por la DIAN para expedir Factura Electrónica de manera obligatoria, no se expedirá una nueva resolución y usted quedará habilitado de inmediato al momento en que se asocie el software del proveedor.
El paso anterior es BÁSICO para iniciar a facturar de forma electrónica. Luego de ser habilitado como facturador electrónico, hay una serie de pasos adicionales que dependen, en parte, de la solución o software a utilizar para emitir las facturas electrónicas.
Esta solicitud puedes realizarla desde MUISCA de la DIAN.
Software recomendado para facturación electrónica en Colombia.
Una vez habilitado ante la DIAN para empezar a emitir facturas electrónicas, necesitas hacer uso de un software que provea el servicio de facturación electrónica.
Hay una serie de pasos adicionales para completar el proceso de facturación el cual depende del sistema a utilizar, justo como mencione anteriormente.
Después de investigar y probar los sistemas de facturación electrónica en Colombia, sin lugar a dudas encontré un ganador. Alegra.
Facturación electrónica en Colombia con Alegra.
Después de crear una cuenta en Alegra y probar todas sus funciones, encontré sin lugar a dudas un software que cumple con todas las necesidades de cualquier empresa.
Alegra es uno de los mejores software contables para facturación tradicional y electrónica de pequeñas y medianas empresas.
Características de Alegra:
- Facturación en la Nube.
- Facturas tradicionales y electrónicas.
- Aplicación móvil.
- Gestión de inventario, contactos y gastos.
- Reportes.
- Integraciones.
- Soporte y acompañamiento INCREÍBLE.
Saliendo de todas estas ventajas de Alegra para la facturación electrónica y tradicional, Alegra brinda un mes completamente GRATIS para que puedas probar a detalle cada una de estás funciones, sin ningún costo.
Sus planes tienen los costos más asequibles del mercado y se adaptan a cualquier necesidad empresarial.
Puedes abrir una cuenta GRATIS en Alegra desde AQUí.
¿Cómo configurar Alegra para facturar de forma electrónica en Colombia?
El proceso de configuración es bastante rápido. La facturación electrónica con Alegra, es solo cuestión de pasos.
Por otro lado, el equipo de soporte de Alegra, siempre esta disponible a ayudar en proceso, sin dejar de lado que la documentación es MUY clara.
Una vez que estés habilitado para facturar de forma electrónica en Colombia. En el siguiente artículo puedes revisar a detalle cada uno de los pasos necesarios para configurar la facturación electrónica con Alegra.
Recuerda que puedes crear una cuenta GRATIS durante un mes, y que el equipo de soporte está disponible para apoyarte en todo este proceso. Por otro lado, si tienes dudas, igual puedes dejarlas acá en el Blog.
Facturación electrónica GRATIS en Colombia usando el software de la DIAN.
Si, así es. La DIAN ha desarrollado un software para que puedas cumplir con el requisito de facturar electrónicamente sin costos adicionales de operación.
Ventajas: No debes pagar costos por usar este sistema. Si, es GRATIS.
Desventajas: Es MUY limitado, su complejidad es mayor y el acompañamiento es un poco más lento.
Para utilizar el servicio de facturación electrónica gratis de la DIAN, de igual forma debes estar habilitado como facturador electrónico. (Esto ya lo vimos.).
Entre las funciones del software gratis de la DIAN para facturar tenemos:
- Facturación electrónica.
- Gestión de clientes.
- Gestión de productos.
- Configuración de rangos de numeración.
Si, efectivamente es más limitado. Si quieres aprender un poco más sobre esta solución gratis para facturación electrónica en Colombia, conocer el proceso de configuración y demás, puedes revisar este enlace, donde encontrarás todos los pasos necesarios para configurar el aplicativo.
¿Cómo puede ayudarme la facturación electrónica?
Las ventajas de la facturación electrónica realmente son muchas. Quizás ahora mismo estés un poco abrumado o solo te da pereza abordar este nuevo estándar… Pero si te tomas en serio tu empresa por pequeña o grande que sea, la facturación electrónica, la gestión de los procesos y un buen software harán la vida mucho más fácil.
Céntrate en los procesos importantes y empieza a delegar todo lo que sea posible. Este tipo de decisiones, disparan el crecimiento de tu empresa.
Puede que aún tengas muchas dudas sobre este proceso y que seas un colombiano más que no sabe por dónde iniciar para facturar de forma electrónica y créeme, es completamente normal.
¿Tienes dudas?, ¿Estás por iniciar este proceso? Cuéntame!